价格监督检查文书常见错误分析-价格监督检查分局
当前位置： >>
>> 浏览文章
价格监督检查文书常见错误分析
来源：本站原创 作者：佚名 日期：日 访问次数：
价格监督检查文书是价格监督检查机构在检查和依照法定程序办案活动中，为了规范办案文书，以书面形式体现当事人的权利义务和行政机关的具体行为而制作的各种特定格式的文书总称。完善价格监督检查文书，是实现案件审理工作规范化、科学化、法制化的需要，也是衡量行政水平的重要标志之一。2005年，国家发改委重新印发了《关于价格监督检查案卷管理规定》、《价格监督检查案卷评查规定》和《价格监督检查文书评分规定》，原国家物价局《价格监督检查文书档案的管理办法》（价检字<号）、国家计委价格监督检查司关于印发《价格监督检查案卷考核评比办法》和《价格监督检查案卷考核内容和评分标准》的通知（计司价检15号）停止执行。
价格监督检查文书由六部分十七个基本文书构成。第一部分：《决定》，处罚决定书（附签发稿及送达回证）；第二部分：《立案》，包括检查通知书、立案呈批表（附案件来源材料）；第三部分：《调查取证》，包括检查登记表（附检查明细表）、调查询问笔录、提取证据材料登记表（附证据材料）、调查终结报告；第四部分：《审查与初始决定》，包括案件讨论纪录、责令退还多收价款通知书（附送达回证、清退材料、复核材料）、行政处罚事先告知书（附送达回证）、陈述申辩笔录（附陈述申辩材料）；第五部分：《执行与结案》，结案登记表（附罚没款统一收据）；第六部分：《案卷管理》包括案卷封皮、卷内目录、卷内备考表。
由于每个案卷使用的文书数量不同，先行登记保存证据通知书、暂停相关营业通知书、行政处罚听证告知书等将根据案情需要使用文书。
卷内文书材料一般只保存一份，重份的文书材料或与案件无关的文书一律剔除。案卷内的每份或每组文书材料之间的排列规则是：决定文书在前，依据材料在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；原件在前，更正、补充在后；印件在前，定稿在后，签发稿和送达回证应当作为该文书材料的附件。
第一部分：决定
1、行政处罚决定书
《行政处罚决定书》是价格主管部门对当事人作出行政处罚决定时使用的文书。该文书形式上有两点新的变动，一是放在了序号的第一位；二是增加了领导签发稿。这是符合执法部门法律文书的决定文书在前，依据材料在后的文书规范。
常见错误：（1）、违法事实不清，表现为没有载明违法事实；表述过于简单，只表述违法所得总额，没有当事人违法情节。（2）、适用法律不当。表现为：查处国家行政机关乱收费案件用《价格法》、《价格违法行为行政处罚规定》等价格法规。应当是：第一，国家行政机关乱收费适用《行政处罚法》或地方性收费法规，如《贵州省行政事业性收费管理条例》。《贵州省价格条例》也规定，“各级国家机关……不得违反法律、法规规定的价格管理权限、范围、程序以及中央和省定价目录，……擅自设立服务收费项目、扩大收费范围、提高收费标准”，注意，这里是“服务收费”；同时，《贵州省价格条例》还规定“各级国家机关不得将职责范围内的公务活动变无偿为有偿，收取或者变相收取服务费”。第二，医院、学校等事业单位既适用《价格法》、《价格违法行为行政处罚规定》或地方性价格法规，如《贵州省价格条例》，也适用收费法规，如《贵州省行政事业性收费管理条例》。（3）、应用相关法规条、款、项表述不全。（4）、救济途径和期限交待不全或错误。这里应当注意的是，行政机关乱收费案件在处罚决定书中行政复议和行政诉讼都同时告知当事人，其他性质单位只需告知行政复议救济途经和期限。
《行政处罚决定书》制作要求：（1）、处罚主体要正确；（2）、处罚决定书必须记录违法事实，包括违反的政策依据、单项标准、实际执行情况、数量以及分类金额和总计金额；（3）、定性准确、适用依据正确，违法依据要与处罚依据具有内在的一致性，不能出现两者不相关的情况，具体到条款项目；（4）、行政处罚履行方式和期限符合法律规定；（5）、行政处罚的救济方式、途径和期限表述要完整，应当表述为：如对本行政处罚决定不服的，可在收到本决定书之日起六十日内向上级价格主管部门或本级人民政府申请复议，“上级价格主管部门或本级人民政府”应当表述机关的名称；（6）、行政处罚决定书应当在7日内依照民事诉讼法的有关规定送达当事人；（7）、“逾期不缴纳违法所得的，每日按违法所得数额的2‰加处罚款”的规定，适用于企事业单位等经营者，而不适用于国家行政机关。（8）、处罚决定书落款日期应当是行政机关负责人的签发日期。
2、送达回证
《送达回证》是价格主管部门在送达文书时，记载送达文书名称、送达情况和送达结果的文书。送达回证可作为送达文书的附件，排列卷中。
常见错误：送达文书名称及文号表述不全，如表述为行政处罚、行政告知、责令清退等；送达地点不明确，如只写“×××学校”而没有注明行政区划；送达文书只有一名执法人员签名；送达日期与签收人签收日期不一致。送达人签名的时间可以早于送达时间，但决不能晚于送达时间。
《送达回证》制作要求：（1）、依法送达的文书，在《行政处罚决定书》、《责令退还多收价款通知书》、《行政处罚事先告知书》等文书后应附《送达回证》。（2）、送达文书名称、文号、受送达人、送达地点、送达方式要表述完整；（3）、送达人应当有两名以上执法人员送达并签名和签日期；（4）、收件人签署姓名和日期时应在备注栏内注明其身份。
第二部分：立案
3、检查通知书
《检查通知书》是价格主管部门进行调查或检查前，向当事人出具的告知其开始进行调查或检查的文书。它相当于一份介绍信，具有三个作用：一是存根联用于日常管理，可以作为检查案件数的统计资料；附卷联既体现具体内容，也作为送达回证使用；三是便于规范执法人员行为，加强对执法人员的管理，避免执法人员随意检查。
常见错误：（1）、该文书在要求某单位配合检查而运用的有关法律、法规不当，如对行政机关收费进行检查，不能用《中华人民共和国价格法》有关法律法规要求配合检查，而应改为用《中华人民共和国行政处罚法》、《贵州省行政事业性收费管理条例》（地方性法规）等有关法律、法规要求其配合检查。（2）、附卷联联系人、电话写成当事人和当事人的电话。这里是最容易出错的地方，无论是附卷联还是送达联，联系人、联系电话均为执法人员和执法人员的电话。（3）、有的案卷没有检查通知书，本文书是价格行政执法的必备文书，应在检查前向当事人送达。（4）、送达通知书时间在立案呈批表之后，这都属于程序违法。
《检查通知书》制作要求：（1）、检查时间是第一次对该单位进行检查的时间，应当具体到年、月、日；（2）、检查人员不得少于两人并具备行政执法人员资格，持有合法、有效的检查证件；（3）、联系人、联系电话，无论是附卷联还是送达联，均为执法单位的执法人员、电话；（4）、如果当事人在附卷联已签字或盖章的，不需要见证人签字或盖章；如果当事人不签字或盖章的，应当由见证人签字或盖章；见证人也不签字或盖章的，执法人员应当作出相应情况说明。无论哪种情况，执法人员必须签字或盖章。（5）、批准人应按部门分工确定。
4、立案呈批表
《立案呈批表》是执法人员对符合《价格行政处罚程序规定》第十条规定立案条件之一的案件，呈请价格主管部门负责人批准立案的文书。本文书证明价格行政执法活动在得到批准后正式进入检查阶段。
常见错误：（1）、立案理由没有写明是检查发现，还是举报、移交等情况。（2）、事实表述不清，并且没有提出立案建议。（3）、缺少呈报机构意见，而由负责人直接审批。（4）、申请立案呈批时间在检查通知书之前或出现行政机关负责人批准立案时间在执法人员申请立案之前。
《立案呈批表》制作要求：（1）、简要说明案件来源，如监督检查发现、群众举报、有关部门移送、上级交办等。（2）、记录初步调查事实。（3）、说明当事人违反的具体政策文件。（4）、立案依据。（5）、写明申请立案的具体时间。（6）、意见及批准要明确、具体。关于呈报机构和负责人批示：呈报机构可以是检查所内的科室，负责人可以是所长，但应由相关授权分工证明。呈报机构签名应当为机关负责人，而不是呈报机构名称。
第三部分：检查取证
5、检查登记表
《检查登记表》是记录当事人违法事实的文书。应当是原件，而不是复印件。
常见错误：（1）、当事人栏填写不全，如没有填写银行帐户、账号，这是为下一步申请法院强制执行或者提请监察部门配合而作的规定，根据最高人民法院规定，申请强制执行必须提供银行账号和行政处罚决定书。另外，当事人应当使用其营业执照上的单位名称和法定代表人，不应当用简称。（2）、表述违法事实不确切，如金额计算，只有总数，没有分项；或只有分项，没有总数。有的只有收费总额没有收费标准，还有的实际执行价格与提取的证据材料不符。这里要求金额计算时分项金额和总数都要表述。（3）、缺少认定当事人价格违法行为的文件或法律依据。这里所指的“文件”具体说就是违反了哪一个制定价格和收费标准的规范性文件，只有在当事人的违价行为属自立项目或自定标准时，才应注明是违法了法律、法规或规章的具体条款。（4）、当事人签名时没有写日期，续页没有当事人签名或盖章。（5）、执法人员没有签名、（盖章）和签时间或由他人代签。（6）、检查登记表没有写明制作该表的时间。注意，检查登记表制作时间应在明细表之后和提取证据材料的制作时间之后。
《检查登记表》制作要求：（1）、当事人是个人的，填写姓名；当事人为单位的，填写单位名称全称，并且与注册、批准的法定名称一致。（2）、检查情况，应当详细写明执法人员检查时间、执法人员认定的违法行为发生的时间、违法事实及当事人违反的具体政策规定。当具体事实表述不完时，应加上“详见《检查明细表》”。（3）、执法人员签名时，应当签上时间。（4）、当事人意见及签名或盖章一栏，当事人为个人应当签名；当事人为单位的应当加盖公章；如检查登记表有续页的，当事人应签名或盖章。（5）、当事人拒绝签名或盖章的，执法人员应当注明原因，不影响对其价格违法行为的认定。
6、检查明细表
《检查明细表》是对违法事实的逐笔分录登记的文书。该文书作为《检查登记表》的附件存在。
常见错误：（1）、当事人没有逐页签字或盖章；（2）、内容填写不全。明细表不明细，只有一个总数等。还有的提取了大量的财务报表、明细帐、记帐凭证等，但没有相应的文字说明，起不到明细表的作用。（3）、违法所得金额计算有误；（4）、没有注明检查登记年、月、日。
《检查明细表》制作要求：（1）、认定当事人违法项目、违法时间、销售对象、数量、凭证号、规格以及应当执行价格、实际执行价格应填写清楚；（2）、多收价款计算应当符合《价格违法多收价款计算办法》规定计算；（3）、执法人员、当事人都应签名；（4）、应注明检查登记年、月、日。
7、提取证据材料登记表
《提取证据材料登记表》是整理收集证据时制作的文书。此表不需当事人签字或盖章。本表的重点不是表格填写是否规范，重点是对整个案件的证据的考核。除检查登记表、调查询问笔录外，所有从当事人或有关人员处提取的资料应当附在本表后面，不包括行政执行机关的政策文件依据等。
常见错误：（1）、违法事实提取证据不全，每一个违法事实至少有一个原始证据，但有几个违法事实，执法人员却没有全部提取或复印；（2）、材料名称不写，而只写共几件几页；（3）、提取的证据材料当事人没有逐页签名或没有注明年、月、日和未注明出处。
《提取证据材料登记表》制作要求：（1）、从当事人处提取的证据材料均附在本表后面；（2）、所附证据种类应当符合《价格行政处罚程序规定》第十三条规定，即书证、物证、视听材料、证人证言、当事人陈述、鉴定结论、现场笔录、勘验笔录，经查证属实，才能作为认定事实的依据；（3）、证据材料应当证明价格违法行为的违法性；（4）、提取原始凭证等证据材料应当由当事人逐页签名或盖章；提取的文件材料应当由当事人注明“经核对与原件无误”后，签名或盖章；（5）、证据材料名称、件数、页数应当与所附证据相符合。这里应当说明：原本、正本和副本均属书证原件；提供由有关部门保管的书证原件的复印件、抄录件的，应当注明出处，经该部门加盖公章。从当事人处提取的报表、帐页等应当说明出处并有相应文字说明。提取计算机数据或是视听材料的应当符合三个要求：A、提供有关资料的原始载体，如有困难的，可以提供复制件。B、注明制作时间、方法、制作人和证明对象。C、声音资料应当附有声音内容的文字记录。
下列证据为无效证据：
违反法定程序收集的证据，如一个执法人员自行收集的证据；以利诱、欺诈等不正当手段获取的证据材料；以偷拍窃听等手段获取的侵害他人合法权益的证据材料；不能正确表达意志的证人提供的证言。
8、调查询问笔录
《调查询问笔录》是价格主管部门为查明案情，依法向当事人和有关人员进行调查询问，记录被询问人陈述内容的文书。该文书在整个调查取证阶段是一张不可或缺的重要文书。一张制作规范的调查询问笔录不仅可以作为证据材料里的证人证言，与帐页、票据等共同组成有效的证据链条体系，而且可以通过调查询问笔录确认所查违价事实的准确性，与检查登记表上的内容相互印证。同时，还可以通过制作调查询问笔录发现新的检查线索，当其他证据取证较困难时，还可以作为有效证据来证明违价事实的存在。
常见错误：（1）、询问内容相对简单，只是一问一答，如问：“上述是否事实”，回答：“是”就完了或没有询问违法行为起始时间；（2）、笔录记录完毕后，对记述错字或错误之处，当事人没有加盖印章或指印；（3）、对当事人及其他人员调查询问，少于两名执法人员签名。
《调查询问笔录》在制作上要求比较严格，具体为：（1）、询问内容与本案有关，要紧扣主题，在进行调查时，要向当事人讲明如实接受询问、调查是《行政处罚法》和《价格法》规定的法律义务，以及隐瞒或作假证明的法律后果；（2）、《调查询问笔录》要交被询问人核对，被询问人认为自己的陈述记载确有遗漏或差错，加以修改、补正的，应当在修改处加盖指印或印章；（3）、执法人员和被询问人应当签名或盖章；（4）、如本页填写不下，可以另附页，但应当逐页签名或盖章。（5）、根据《价格行政处罚程序规定》，要交被询问人核对，对没有阅读能力的，要向其宣读，如果修改，要加指印，最后要写上“记录属实”，执法人员也要签名。
9、调查终结报告
《调查终结报告》是执法人员认为已经查清价格违法事实，向价格主管部门负责人提交的书面报告。它集中体现了执法检查的质量和水平。一方面，它是执法人员执法过程的反映，另一方面，它又是案件审理委员会审理案件、作出处理决定的直接依据。
常见错误：（1）、执法人员对认定事实引用法律依据不详细，如只写违反《中华人民共和国价格法》，没有写明违反哪条哪款；（2）、提出检查人员处理意见时表述不全；（3）、报告后面缺少执法人员签名和年月日；（4）、当事人基本情况表述不全或不规范。
《调查终结报告》制作要求：该报告应体现四个方面的情况：被查单位基本情况、案件事实、被查单位意见、法律依据及建议。具体是：（1）、详细说明当事人的基本情况，如当事人的具体名称、地址、法定代表人、单位性质、联系电话、银行账号、账户等必须写上；（2）、案件事实叙述清楚：A、叙述案件来源；调查过程包括承办人的组成、调查方式、步骤等；B、违法事实：已查清的违法事实的证据。主要写清当事人违法的时间、地点、经营额、多收价款的金额等。检查登记表中的事实应当逐项在本表中说明；C、如实写明当事人的意见及有关部门的意见，如当事人对具体文件的不同理解和不同意见应当写上，特别是分歧较大的部分应当祥尽表述，因为这很可能是日后引起行政复议和行政诉讼的关键所在；D、认定其为违法案件的理由、根据、包括案件的性质、违法的责任；E、适用的法律、法规、规章及其规范性文件；F、从轻或从重处罚的情节及依据，《行政处罚法》等法律法规和国家发改委有关从轻从重处罚的规定应当引用到具体条款的内容；G、提出处理建议要明确，这是整个调查终结报告最核心的部分，处理意见一定要按照法律法规要求的用语进行表述；H、执法人员签名不能代签也不能只签一个人，要写明时间。
第四部分：审查与初始决定
10、案件讨论记录
《案件讨论记录》是价格主管部门记录集体讨论案件情况的文书。该文书在整个案件中会出现2到3次，即调查终结报告、责令清退通知书之后和行政处罚决定书之前出现案件讨论记录。调查终结报告后出现的案件讨论记录如涉案金额在30万元以上应上案审会，讨论内容应严格按《价格管理部门案件审理委员会工作规则》的规定进行，对管辖权、事实、证据程序、所运用的法律依据等内容进行讨论。责令清退通知书后的案件讨论记录，是针对清退多收价款这一程序完毕后的情况进行讨论，形成下一步决定的文书。我们根据工作实际，设计了一张《责令退还多收价款情况复核表》，汇总责令清退的完毕情况以及无法清退的理由说明，该表起到承上启下的作用。它证明了将多收价款转化为违法所得的计算。责令清退通知后是否制作案件讨论记录要根据案情发展来定。
《处罚决定书》前的案件讨论记录应当说是最为重要的一次讨论记录，是处罚决定书形成决定的关键。讨论记录中必须记录责令清退、陈述申辩后的情况和意见，以及最终形成的结论。
常见错误：（1）、讨论结论填写不完整，有的与送达的决定不一致；（2）、成文后，参加人没有逐页签名。
《案件讨论纪录》制作要求：（1）、要全面记录讨论的全过程，详细记录每位发言人的观点和意见，尤其是不同观点；（2）、讨论结论为集体讨论的结论性意见；（3）、主持人、参加人、记录人应当签名或盖章。
11、责令退还多收价款通知书
《责令退还多收价款通知书》是价格主管部门按照《中华人民共和国价格法》、《价格违法行为行政处罚规定》，责令当事人退还多收价款制作的文书。该模拟卷是事业单位乱收费案件，如国家行政机关乱收费案件，将根据地方性法规的规定，应当退还的，可参照本文书执行。
常见错误：（1）、当事人栏不填写单位的全称；（2）、项目表述不完整；（3）、没有载明限期退还的具体规定。
《责令退还多收价款通知书》制作要求：（1）、违法事实叙述清楚；（2）、多收价款计算准确，明确退还多收价款的金额；（3）、适用法律正确，应当写明定性依据，具体到条款项，如《价格法》第十二条、《价格违法行为行政处罚规定》第七条第几项所列的XXX的价格违法行为；（4）、退还依据，事业单位应当写明依据《价格法》第四十一条、《价格违法行为行政处罚规定》第十四条的规定；国家行政机关的乱收费应当依据地方性法规的规定的相应条款。退还的期限和方式要明确,我省在转发《国家计委办公厅关于责令经营者退还多收价款有关问题的复函》的通知（黔价检<号）中规定“责令退还多收价款期限在5—15日范围内，责令公告查找期限在15—30日范围内，由各地价格主管部门根据本地实际情况掌握。”（5）、难以查找多付价款的消费者或者其他经营者的，责令公告查找；（6）、经营者拒不按照规定退还消费者或者其他经营者多付的价款，以及期限届满没有退还消费者或者其他经营者多付的价款，由政府价格主管部门予以没收（国务院令461号）。
12、行政处罚事先告知书
《行政处罚事先告知书》是价格主管部门在作出行政处罚决定之前，依法告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由、依据及依法享有的权利的文书。对于无违法所得的案件，是价格主管部门在案件讨论后，作出行政处罚前制作的文书；对于有违法所得的案件，是价格主管部门责令经营者退还后，依法给予行政处罚前制作的文书。该文书必须采取书面告知的形式告知当事人。
常见错误：告知当事人陈述申辩时限没有按规定时限。根据国家计委印发的《价格违法案件陈述申辩暂行办法》第六条“价格主管部门组织陈述申辩活动，应在七日前书面通知当事人。”
《行政处罚事先告知书》制作要求：（1）告知当事人拟作出行政处罚的事实、理由、依据，适用的法律依据要准确，拟作出的行政处罚建议表述要完整；（2）、告知当事人依法享有陈述申辩的权利；（3）、告知当事人陈述申辩的最后期限。下发时间：应当在责令退还多收价款通知书规定退还期限届满后再下发本告知书。
13、陈述申辩笔录
《陈述申辩笔录》是价格主管部门记录当事人依据《中华人民共和国行政处罚法》第三十二条规定“当事人有权进行陈述申辩，行政机关必须充分听取当事人的意见，对当事人提出的事实、理由和证据，应当进行复核，当事人提出的事实、理由或证据成立的，行政机关应当采纳。行政机关不得因当事人申辩而加重处罚。”进行陈述申辩内容的文书。执法人员可根据案情需要选择使用。
常见错误：修改处没有签字或盖章；陈述申辩记录过于潦草；陈述人、承办人签名或盖章空缺。
《陈述申辩笔录》制作要求：（1）、应当详细记录陈述意见；（2）、当事人提出新的事实、理由和证据的，应当予以说明。注意：当事人以书面形式陈述申辩意见的，应当附在“陈述申辩笔录”后面；当事人放弃陈述申辩的，执法人员应当记录在案。
第五部分：执行与结案
14、结案登记表
《结案登记表》是价格主管部门对审理终结的案件，按规定结案时制作的文书。
常见错误：结案理由表达不全，有的案件从确定违法事实到责令清退以及处罚决定，收缴的违法金额发生变化，结案理由中应表述其过程。而后才是依据《价格行政处罚规定》第五十八条规定的结案条件准予结案。
以前我们在办理价格监督检查案件中，对结案时间的确定有分歧，有的认为应在处罚决定书送达后60日结案，有的认为在罚没款到帐60日后结案或三个月结案。2002年《行政处罚程序规定》重新修订实施后，对这一问题作了明确，无论是否发生行政复议和行政诉讼，只要符合《价格行政处罚程序规定》第五十八条规定的结案条件的，即“有下列情形之一的，视为案件审理终结，应予结案：（1）、多收价款已全部退还，并且价格主管部门不再给予行政处罚的；（2）、行政处罚已全部落实的；其他应予结案的。”就应当结案。行政复议和行政诉讼案件可另行立案。
15、卷内备考表
《卷内备考表》是价格主管部门管理卷宗时，应当填写的管理文书。该表不编页次。
《卷内备考表》制作要求：（1）、如该卷有随卷归档的声像材料等证据，就在卷内情况说明中说明其名称、数量、摄像或录音的对象、时间、地点等。（2）、执法人员是指参加该案检查的所有人员；（3）、批准人是指批准对该案进行检查的负责人；（4）、立卷责任人应从该案检查组人员中确定，并履行其制作、收集、整理等职责；（5）、审查人应为价格监督检查部门的审理负责人。（6）、签署的时间为该卷全部完备后所应签署的时间。
第六部分：案卷管理
16、案卷封皮
《案卷封皮》是价格行政处罚案件结案后将案件材料立卷时所作的文书。
常见的错误：案由填写不规范，如“自立项目、自定标准收费”，收取了什么费未表述。
《案卷封皮》制作要求：（1）、右上角不编写页码；（2）、案卷编号由案卷管理人按照结案年度统一编写序号；（3）、案由即案件原由，案由填写应与该案件一致；（4）、结案时间与结案登记表时间一致；（5）、保管年限一般为十五年，重要案件如作出责令停业整顿、吊销收费许可证、行政处罚金额100万元以上、较大数额罚款等保管年限为“永久”，其余如简易程序实施行政处罚、依法销案等可为三至五年短期保存期限；（6）、件数、页数与卷内目录一致，即件数与《卷内目录》的序号相同，文书附件不计入件数内；页数是该件的实际页数，不包括《案卷封皮》、《卷内目录》和《卷内备考表》。
17、卷内目录
《卷内目录》是价格行政处罚案件结案后，将案件材料依顺序装订成卷时所制作的文书。
常见错误：附件编序号，文书排列顺序错误，材料名称填写不全。
《卷内目录》制作要求：（1）、“序号”应当使用阿拉伯数字。（2）、“材料名称”与文书格式名称相同，应当填写文书全称，不包括“卷宗封皮”、“卷内目录”，文书排列顺序应当与2005年《价格监督案卷管理规定》顺序一致，根据案情需要使用选择性文书的，按查处案件的时间顺序将文书排列其中；（3）、“页次”应当用阿拉伯数字，写明案件材料起止页码。
18、案卷装订
案卷装订总体要求行政处罚案件实行一案一卷，一卷一号；卷内文书应当使用钢笔、签字笔、毛笔或计算机打印；所有文书只存一份正文；保持卷内文书的整洁，如有破损应当修补；不能随文书装订的证据如物证、录像资料、录音等，应当放入证据袋中随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量等内容。录音资料应当有文字记录。上述资料应当在备考表中注明时间、地点、责任人等内容。卷内文书的排列顺序应当按卷内目录来排序。卷内文书的编号是用阿拉伯数字逐页编写页码，正面在右上角、反面在左上角，用1、2、3表示。
装订中应当采用三孔一线的装订方法，装订线以不妨碍卷内文书材料阅读为原则。
一个案件的文书材料，每卷不超过2公分或200页，过多时应当按形成的顺序分册订卷。
卷内资料：大的资料应当外折，小的资料应当用大纸裱上。
案卷装订后应当检查文书材料有无漏订现象，在卷底装订线上加贴贴封纸，并用价格监督检查专用章加盖骑缝章。&
在必备文书和选择文书中，还有一些不常用到的文书，如行政处罚听证告知书在文书制作上也有所变化，应根据《行政许可法》第四十七条的规定进行调整。